1. Objet de la procédure

ANTICIP s'engage à fournir des services de sécurité de haute qualité selon des normes élevées d'éthique, de pratique, d'honnêteté, de responsabilité et d'ouverture. Nous avons mis en place un mécanisme qui permet à notre personnel, à nos clients et à des tiers de signaler des griefs sur le lieu de travail ou de signaler des allégations de faute professionnelle, de comportement contraire à l'éthique ou de conduite répréhensible et illégale, telles qu'une violation du code de conduite d'ANTICIP ou du Code international de conduite des fournisseurs de sécurité privée.

Cette procédure a pour but de s'assurer que, dans la mesure du possible, les griefs sont traités et réglés de façon urgente et confidentielle, dans le respect du plaignant et de la confidentialité.

Les griefs sont des préoccupations, problèmes ou plaintes soulevés par un employé, un client ou un tiers et doivent être présentés par écrit au responsable hiérarchique des employés ou au gestionnaire des contrats (dans le cas d'un client) ou au président de la compagnie (dans le cas d'un tiers) ou soumis par l'entremise de ce site Web.

Toutefois, avant d'utiliser cette procédure de règlement des griefs, on s'attend à ce qu'un employé, un client ou une tierce partie tente de régler sa plainte de façon informelle, si possible avec son supérieur hiérarchique ou avec l'entreprise dans le cas d'un client ou d'une tierce partie. La phase formelle de la procédure ne devrait être utilisée que lorsque la phase informelle n'a pas permis de résoudre le problème ou ne progresse pas à un rythme raisonnable.

Lorsque cela n'est pas possible pour régler directement le grief ou la question, le personnel et les tiers peuvent envisager de faire appel à une partie indépendante pour aider à résoudre le problème. Cela ne doit pas nécessairement venir de l'extérieur de l'organisation, mais cela peut être un médiateur interne, tant qu'ils ne sont pas impliqués dans la question du grief. Dans certains cas, un médiateur externe pourrait être plus approprié. Dans les cas appropriés, ANTICIP offrira des facilités de médiation et assurera la traduction et la clarté si nécessaire.

Si nous recevons une plainte qui relève de la compétence d'une enquête officielle ou qui est considérée comme relevant de la loi, ANTICIP a le devoir et doit coopérer pleinement avec tous les organismes d'application de la loi, les personnes morales, les agences des droits de l'homme et/ou toute autre enquête officielle. Qu'il s'agisse d'un membre du personnel/client/tierce partie, le plaignant sera informé qu'ANTICIP mène une enquête officielle et que notre service juridique contactera le plaignant afin de poursuivre et d'enquêter sur la plainte.

2. Principes pour les employés

ANTICIP invite les employés à lui faire part de leurs préoccupations ou de leurs problèmes concernant une conduite inappropriée, une faute professionnelle ou un comportement contraire à l'éthique, et à faire en sorte que tous les griefs soient traités de façon confidentielle. Les employés ne seront pas pénalisés ou sanctionnés pour des griefs ou des préoccupations authentiques contre ANTICIP et son personnel.

La protection appropriée sera accordée à tout employé pendant toute la durée du processus de règlement des griefs. Toute forme d'intimidation, de harcèlement, d'intimidation ou de discipline injuste ne sera pas tolérée et des mesures disciplinaires seront prises conformément à la politique disciplinaire d'ANTICIP.

Il est recommandé de faire référence au service des ressources humaines (RH) dans toutes les procédures internes, qu'elles soient informelles ou formelles, et cette réfrence devrait, dans la mesure du possible, demeurer confidentielles. Un dossier officiel de l'audience sera mis à la disposition de l'employé. L'audience sera enregistrée et une copie sera remise à l'employé. Les délais fixés peuvent être prolongés avec l'accord des parties concernées. Tout grief doit être déposé par écrit le plus tôt possible et, en tout état de cause, dans le mois suivant l'acte faisant l'objet de la plainte.

Lorsque plus d'un employé a déposé une plainte portant sur la même question, ou sur l'essentiel d'une même question, les plaintes peuvent être traitées dans l'intérêt d'une prise de décision équitable et cohérente. Dans certaines circonstances, il peut être plus approprié que la plainte soit réglée par la convention collective des parties en cause et ANTICIP.

Lorsqu'un grief interne porte sur une question apparemment triviale, le gestionnaire hiérarchique en discute de façon informelle avec le membre du personnel afin de déterminer s'il y a un réel besoin de poursuivre l'affaire dans le cadre de la procédure de règlement des griefs. Si le membre du personnel et le supérieur hiérarchique ne parviennent pas à s'entendre, le supérieur hiérarchique décidera, après avis des RH, si l'affaire est sans importance. Si le grief est jugé sans importance, l'employé est informé que la question ne sera pas réglée par la procédure de règlement des griefs. L'employé aura le droit de présenter à nouveau le grief accompagné de toute autre preuve ou explication qui jette un nouvel éclairage sur le grief et démontre qu'une plainte de fond est effectivement déposée.

Si le grief de l'employé réitère une plainte qu'ANTICIP traite déjà ou qu'elle a déjà traitée dans le passé, l'employé devra expliquer en quoi le nouveau grief diffère du précédent, et soit quel nouvel incident s'est produit ou quelle nouvelle preuve a été révélée. Lorsqu'il est clair qu'il n' y a rien de nouveau, ANTICIP peut rejeter le grief sans audience.

Les griefs délibérément faux ou malveillants seront traités comme des cas d'inconduite et feront l'objet d'une enquête conformément à la politique et aux procédures disciplinaires.

Les griefs soulevés pendant qu'un employé fait l'objet d'une procédure disciplinaire seront entendus lorsque le processus disciplinaire sera terminé. Si le grief a une quelconque incidence sur la procédure disciplinaire, il peut être soulevé au cours de cette procédure.

3. Procédure pour les employés (étape informelle)

3.1 Si un employé a une plainte qui concerne un autre employé ou d'autres employés, il devrait d'abord tenter de résoudre le problème par une approche directe avec l'employé ou les employés concernés.

3.2 Si la question n'est pas réglée, l'employé peut demander une rencontre avec son propre gestionnaire hiérarchique qui tentera de résoudre le problème. La réunion devrait avoir lieu dans les 10 jours ouvrables suivant la présentation de la demande.

3.3 Si, après avoir pris des mesures pour régler le grief du gestionnaire hiérarchique, l'employé est toujours insatisfait, il peut passer à l'étape officielle de la procédure.

3.4 Si la plainte est dirigée contre le supérieur hiérarchique ou s'il y a une autre raison pour laquelle l'employé ne souhaite pas la soumettre à son supérieur hiérarchique, il devrait demander conseil aux RH sur la façon de traiter la plainte.

4. Procédure pour les employés (étape formelle)

4.1 Si la plainte n' a pas été réglée à l'étape informelle et que l'employé souhaite passer à l'étape officielle, il peut le faire et la plainte sera entendue par un comité. L'employé doit indiquer par écrit la nature de sa plainte et les raisons pour lesquelles il n'est pas satisfait du résultat de l'étape informelle. L'employé doit expliquer comment, à son avis, il devrait régler le problème.

Celle-ci doit être soumise au responsable RH d'ANTICIP. Les griefs soulevés contre les membres de l'équipe de gestion du projet doivent être soumis à l'OSC et les griefs soulevés contre l'OSC doivent être soumis au président de la compagnie. Dans tous les cas, une copie du grief doit être envoyée aux RH.

4.2 Si la plainte porte sur un processus ou une décision, le gestionnaire des RH nommera un agent enquêteur compétent qui devra fournir un rapport écrit complet accompagné de tous les documents pertinents. L'enquête devrait être menée le plus rapidement possible, tout en permettant la collecte de tous les renseignements et éléments de preuve pertinents. Un calendrier sera convenu entre l'employé et les RH.

4.3 Si la plainte vise une ou plusieurs personnes désignées, le service des RH leur remettra une copie de la plainte dans les plus brefs délais. La personne présentera sa réponse à l'audience et il n'est normalement pas nécessaire de mener une enquête. Les personnes seront informées de la politique de conduite et de discipline à cette étape.

4.4 Le groupe sera composé d'un cadre supérieur d'ANTICIP (gestionnaire exécutif) et d'un autre gestionnaire de projet, ainsi que d'un membre des RH pour le conseiller. Les griefs soumis par les membres de l'équipe de gestion du projet seront entendus par l'OSC et un membre de la direction générale. Dans la mesure du possible, il devrait y avoir un équilibre entre les sexes au sein des groupes d'experts. ANTICIP fera tout en son pouvoir pour que l'audience se tienne dans les 10 jours ouvrables suivant la réception du rapport de l'enquêteur ou dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la plainte si celle-ci vise une personne.

L'employé recevra un préavis de cinq jours ouvrables avant la tenue de l'audience. L'employé peut demander une autre date afin d'accorder jusqu' à cinq jours ouvrables supplémentaires si son représentant n'est pas disponible. Si, après une tentative raisonnable de réorganiser l'audience, l'employé n'est toujours pas en mesure d'y assister, il peut envoyer un représentant ou l'audience peut être tenue en son absence.

4.5 Le plaignant doit s'assurer qu'il assiste à la réunion à l'heure prévue. S'ils ne peuvent être présents en raison de circonstances indépendantes de leur volonté, ils doivent informer leur supérieur hiérarchique et/ou le président du comité si le grief vise leur supérieur hiérarchique, dès que possible. S'ils ne se présentent pas sans explication, ou s'il semble qu'ils n'ont pas fait suffisamment de tentatives pour y assister, l'audience peut avoir lieu en leur absence

4.6 Toute information ou preuve écrite pertinente doit être mise à la disposition de toutes les parties dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, deux jours ouvrables avant l'audience.

4.7 Toutes les parties concernées seront autorisées à assister à la réunion et à y faire des représentations. Des témoins peuvent être appelés.

4.8 Le refus de l'une ou l'autre des parties d'assister à la réunion n'invalide pas la procédure.

4.9 Le tribunal, en cherchant à régler la plainte, peut ajourner la réunion ou reporter une décision s'il a besoin de plus de renseignements.

4.10 La décision du tribunal, les motifs de cette décision et toute réparation seront communiqués à l'employé qui a déposé la plainte. Lorsque la plainte est déposée contre un individu, une copie de la décision sera remise aux deux parties. Dans la mesure du possible, l'employé recevra ces documents ou les remettra à une personne désignée préautorisée/approuvée.

4.11 Le défaut de satisfaire aux exigences de réparation énoncées par le panel entraînera l'invocation de la politique et de la procédure disciplinaires, à moins qu'un appel n'ait été interjeté.

5. Droit de recours

5.1 Si le plaignant souhaite faire appel de la décision du jury, il doit le faire par écrit auprès du DRH dans les cinq jours ouvrables suivant l'annonce de la décision.

5.2 La demande d'appel doit préciser les motifs de l'appel, de préférence sous une ou plusieurs des rubriques suivantes : 

. la nature de toute réparation
. la conclusion de l'audience sur une question de fait pertinente à la décision de l'audience
. le non-respect de la procédure publiée.

5.3 Un membre du groupe spécial initial sera présent pour présenter ses conclusions et les motifs de sa décision. L'employé et le représentant de la direction qui présente le cas devraient utiliser les lignes directrices jointes aux annexes 1 et 2 comme pratiques exemplaires pour la présentation de leurs exposés de cas respectifs. Des témoins peuvent être appelés.

5.4 L'appel sera entendu par le CSO ou l'adjoint désigné et un autre gestionnaire avec un membre des RH pour le conseiller. Le président de la Société et certains autres cadres supérieurs désignés doivent entendre l'appel interjeté par un membre de la haute direction à l'égard d'un grief soulevé par un membre de la haute direction.

5.5 Le plaignant doit s'assurer qu'il assiste à la réunion à l'heure prévue. S'ils ne peuvent pas assister à la réunion en raison de circonstances indépendantes de leur volonté, ils doivent en informer leur supérieur hiérarchique dans les plus brefs délais. S'ils ne se présentent pas sans explication, ou s'il semble qu'ils n'ont pas fait suffisamment de tentatives pour y assister, l'audience peut avoir lieu en leur absence.

5.6 L'appel n'est pas une nouvelle audition du grief initial, mais plutôt un examen des domaines précis dans lesquels l'employé est insatisfait par rapport au grief initial. Le président du groupe d'experts peut donc limiter la discussion à ces domaines spécifiques, plutôt que de réexaminer toute la question à nouveau.

5.7 Le tribunal entendra tout ou partie de l'audience précédente selon la nature de l'appel. Le panel a la portée de :

. Respecter tout ou partie de la décision précédente
. Ne pas confirmer la décision précédente.

5.8 Si le groupe spécial décide soit de ne confirmer qu'une partie de la décision antérieure, soit de ne pas confirmer la décision précédente, il peut, à sa discrétion, lui substituer un recours approprié de son choix.

5.9 Dans les trois jours ouvrables suivant l'appel, le tribunal enregistre la décision et la remet à l'employé dans la mesure du possible.

5.10 Toute recommandation formulée par la commission sera notifiée aux personnes concernées et sera limitée dans le temps. Le non-respect des exigences du sous-comité entraînera l'invocation de la politique et des procédures disciplinaires.

5.11 La décision du comité d'appel est finale.

6. Clients et Tiers

6.1 Si un client soulève un grief ou une question relative à la prestation de services, il peut le signaler directement à son gestionnaire de contrat ANTICIP ou à la personne responsable de la prestation du service, ou directement sur le site Web en utilisant le lien fourni à la section 1 de la présente procédure. Toutes les questions seront traitées en toute confidentialité.

6.2 Si un tiers doit soulever un grief ou un problème de dénonciation, il peut le signaler par écrit au président d'ANTICIP à l'adresse indiquée sur le site Web ou soumettre les détails en utilisant le lien fourni à la section 1 de la présente procédure. Toutes les questions seront traitées en toute confidentialité.

6.3 Si le problème ne peut pas être résolu directement par les personnes désignées ci-dessus, une enquête complète aura lieu et le client ou un tiers pourra être tenu de fournir d'autres preuves par écrit à ses homologues respectifs. Dans de tels cas, le président d'ANTICIP préside l'enquête avec le directeur des ressources humaines, le personnel du CSO et de l'entreprise, ainsi que le service juridique si nécessaire.

6.4 Il est prévu que toute enquête ne devrait plus prendre plus de 10 jours ouvrables et que le plaignant ou le dénonciateur sera informé en conséquence. Si toutefois, ANTICIP a besoin de plus de temps pour mener l'enquête, cela sera promulgué en conséquence.

6.5 Une fois l'enquête terminée, ANTICIP divulguera ses constatations et prendra les mesures nécessaires, telles que des procédures de mesures correctives, des mesures préventives ou rapportera l'incident aux organismes d'application de la loi si un acte criminel a été soupçonné ou commis. Toute infraction au code de pratique de l'ICoCA sera immédiatement signalée à l'ICoCA, y compris tous les détails du rapport.

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